Documentation Air WP Sync for WooCommerce

Avec notre plugin Air WP Sync for WooCommerce vous pouvez connecter une base de données Airtable à votre site WooCommerce, pour gérer facilement votre boutique en dehors du panneau d'administration de WordPress.

Installation

Pour installer le plugin Air WP Sync for WooCommerce suivez les étapes suivantes :

1. Téléchargez l'archive zip du plugin sur votre ordinateur.
2. Connectez-vous à votre tableau de bord WordPress.
3. Dans le tableau de bord de WordPress, allez dans Extensions > Ajouter une extension.
4. Cliquez sur le bouton Téléverser une extension en haut de la page.
5. Cliquez sur le bouton Choisir un fichier et sélectionnez le fichier du plugin que vous avez téléchargé à l'étape 1.
6. Cliquez sur le bouton Installer maintenant.
7. Attendez que le plugin soit installé, puis cliquez sur le bouton Activer l’extension.

⚠️ Veuillez noter que le plugin WooCommerce doit être installé et activé pour permettre l'utilisation du plugin Air WP Sync for WooCommerce.

Configurer votre plugin

Avant d'utiliser votre plugin Air WP Sync for WooCommerce il doit être configuré avec votre licence et le jeton Airtable permettant l'accès à votre base de données Airtable.

Avant de démarrer l'assistant, qui vous aidera à configurer rapidement le plugin, préparez votre clé de licence du plugin et votre jeton Airtable :

• La clé de licence est disponible à la fois dans votre email de confirmation d'achat, ainsi que sur wpconnect.co > Mon compte > Mes produits téléchargeables > Clés de licence, Voir les licences. Vous serez alors redirigé vers la page d'achat de votre produit. Cliquez sur l'icône de la clé pour voir apparaître le numéro de licence que vous pourrez copier ultérieurement.
• Connectez-vous à votre compte Airtable pour définir votre jeton :
  1. Cliquez sur l'élément de menu Espace constructeur dans le menu déroulant de votre compte.
  2. Cliquez sur Jetons d'accès personnels dans le menu de gauche.
  3. Cliquez sur le bouton + Créer un jeton.
  4. Donnez à votre jeton un Nom et suivez les instructions données par notre assistant pour configurer les Champs d’application et Accédez dans à configurer.

     ⚠️ Pour que le plugin fonctionne correctement, vous devez définir :
     - Champs d’application : data.records:read, data.records:write, schema.bases:read et schema.bases:write
     - Accès : toutes les bases actuelles et futures dans tous les espaces de travail actuels et futurs

  5. Cliquez sur le bouton Créer un jeton.
  6. Laissez la fenêtre contextuelle affichant votre jeton ouverte ; nous reviendrons dans un instant pour le copier. Dans la boîte Votre jeton a été créé cliquez sur Copie puis cliquez sur Terminé pour la fermer.

     📌 Si vous avez besoin d'aide pour créer le jeton, consultez cette vidéo pour apprendre à créer un jeton dans Airtable.

Pour démarrer l'assistant : cliquez sur le menu Air WP Sync for WooCommerce dans le tableau de bord de WordPress, et l'assistant apparaîtra.

Procédez comme suit :

1. Cliquez sur le bouton Set up your plugin.
2. Si vous souhaitez activer Air WP Sync désactivez l'option Air WP Sync et cliquez sur le bouton Etape suivante→. Voir Activation d'Air WP Sync pour plus d'informations.
3. Allez sur votre compte WP connect , copiez votre licence et collez-la dans le champ Licence Key, puis cliquez sur le bouton Next step→.
4. Allez sur votre compte Airtable, et dans la boîte Votre jeton a été créé cliquez sur Copie puis cliquez sur Terminé pour la fermer.

   ⚠️ Ne vous déconnectez pas de votre compte Airtable pour le moment.

5. Retournez à l'assistant et collez le jeton dans le champ Access token.
6. Cliquez sur le bouton Next step→ : votre plugin est configuré !
7. Si vous souhaitez poursuivre en configurant la connexion à votre base Airtable, cliquez sur le bouton Connect to Airtable base→ pour définir les paramètres.

Première connexion à la base de données Airtable

Si vous avez cliqué sur le bouton Connect to Airtable base→ à la fin de l'assistant de configuration, ou si vous cliquez sur le menu Air WP Sync for WooCommerce dans le tableau de bord de WordPress, vous accéderez à l'assistant qui vous permettra de connecter votre plugin à la base de données Airtable.

Maintenant, nous allons connecter le plugin à notre modèle de base Airtable base template créé pour faciliter les connexions de produits (synchronisations).

Ce modèle sera copié dans l'espace de travail auquel vous avez donné accès précédemment.

⚠️ Ne renommez pas ou ne modifiez pas le modèle avant la copie et votre première connexion réussie.

⚠️ Vérifiez la version du modèle.

La copie et la connexion se font en quatre étapes :

1. Dans WordPress, cliquez sur le bouton Copy our Airtable template base : notre modèle de base Airtable est affiché dans un nouvel onglet Airtable.
2. Dans cet onglet Airtable, cliquez sur le bouton Copier la base (situé à droite du nom du modèle en haut de la page).
3. Sélectionnez l'espace de travail souhaité et cliquez sur le bouton Ajouter une base.
4. Retourner à l’interface de Air WP Sync for WooCommerce : vous voyez maintenant que Air WP Sync for WooCommerce Template est connecté au plugin.

Nous pouvons maintenant définir une première Woo connection pour importer des produits dans le plugin WooCommerce.

Woo Connections

Créer une première Woo connexion

Une Woo connexion vous permet d'importer rapidement des produits dans votre magasin.

Vérifiez qu'il n'y a pas de message d'erreur et que tout est prêt, avant de créer votre première Woo connexion.

Cliquez sur le bouton Create a new Woo connection et suivez les étapes de l'assistant :

1. Type de produits :
   1. Remplissez le champ Name pour donner un nom à votre première Woo connexion.
   2. Sélectionnez le Type of product. Il s'agit des 4 types de produits proposés par WooCommerce, auxquels nous avons ajouté le type Downloadable, qui est en fait une configuration particulière du type Simple Product.
   3. Cliquez ensuite sur le bouton Next step→.

2. Réglages d’importation :
   1. Choisissez une valeur par défaut pour le champ Status pour les futurs produits importés. Il s'agit de l'état de publication de la fiche produit. Les valeurs de l'état sont : Published, Scheduled, Draft, Pending and Private respectivement dans Airtable : publish, future, draft, pending and private.

      ⚠️ Si un état est déjà défini dans votre base de données Airtable, il aura la priorité sur l’état par défaut.

      📌 Notes :
      - lors de la première connexion, vous ne pouvez pas sélectionner l’état Scheduled.
      - L’état Scheduled sera mieux pris en charge dans une prochaine version du plugin.

      ⚠️ Pour les produits variables, le plugin ne supporte que les deux états "publish" et "private", qui correspondent respectivement dans WooCommerce à l'activation ou non de l'option "Enabled" dans l'onglet Variations . Si vous importez des produits variables avec l’état "publish", alors l'option "enabled" sera cochée dans WooCommerce.

2. Sélectionnez une valeur par défaut pour Catalog visibility. C'est la visibilité du produit dans la boutique. Il peut être présent uniquement sur la page présentant les produits (Shop only) ou sur la page des résultats de recherche (Search results only), présent partout (shop et search results, categories pages), ou caché partout (Hidden). Dans Airtable, les valeurs correspondantes sont dans l'ordre : catalog, search, visible et hidden.

   ⚠️ Si une visibilité de catalogue est déjà définie dans votre base de données Airtable, elle aura la priorité sur la visibilité de catalogue par défaut.

3. Vous pouvez également ajouter des filtres en cliquant sur le bouton + Add filter ou + Add Filter Group. Pour plus d'informations, voir le paragraphe Ajouter des filtres aux Woo connexions ci-dessous.
4. Désactivez ou laissez activée l'option Activate inventory management, et cliquez sur le bouton Next step→. Pour plus d'informations, voir le paragraphe Gestion de l'inventaire ci-dessous.

3. Vérifier le mappage : vérifiez si le mappage est correct en cliquant sur le bouton Verify the mapping . Une fois la vérification effectuée, cliquez sur le bouton Next step→ .

   📌 Vous ne pouvez pas modifier le mappage des champs lors de la première connexion.

4. Détails finaux :
   1. Définissez la Sync recurrence en choisissant :
      • Manuel. Vous devrez accéder à la Woo connexion chaque fois que vous souhaiterez synchroniser des produits.
      • Recurring. Choisissez ensuite votre fréquence de synchronisation. Les produits sont automatiquement synchronisés à la fréquence choisie.
   2. Cliquez sur le bouton Save and Synchronize! pour publier la connexion et synchroniser les produits ou sur le bouton Save as draft pour enregistrer la Woo connexion comme brouillon.

📌 La fréquence de synchronisation la plus élevée est actuellement de 30 minutes.

📌 La synchronisation instantanée via un webhook sera implémentée dans une prochaine version.

Si vous cliquez sur le bouton Save and synchronize!, la synchronisation démarre et l'assistant affiche une barre de progression et estime le temps nécessaire à la synchronisation de vos produits.

⚠️ Si le délai est trop long, ou si un problème survient et que la synchronisation semble ne pas progresser, vous pouvez interrompre la synchronisation en cliquant sur Stop the import.

Lorsque la synchronisation est terminée, un message s'affiche avec la durée de la synchronisation et indiquant que vos produits ont été importés avec succès dans WooCommerce.

Ajouter une nouvelle Woo connexion

Pour ajouter une nouvelle connexion de produit, utilisez le même assistant que la première fois.

Cet assistant est disponible en cliquant sur le menu Air WP Sync for WooCommerce > Woo Connections > Add New ou Air WP Sync for WooCommerce > Woo connections, puis en cliquant sur le bouton Create a new Woo Connection.

Rappel : pour ajouter une nouvelle Woo connexion, vous devez déjà avoir copié notre modèle dans votre espace de travail Airtable comme décrit ci-dessus.

Modifier une Woo connexion

Pour modifier une Woo connexion, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Air WP Sync for WooCommerce > Woo Connections.
2. Dans la liste de My Woo connections, survolez la Woo connexion que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur Edit.
3. Le dernier écran de l'assistant s'affiche, et pour modifier les paramètres, vous pouvez utiliser les liens ←Back pour atteindre l'écran souhaité.
4. Modifiez tous les paramètres souhaités et cliquez sur Next Step→ jusqu'à ce que vous atteigniez le dernier écran de l'assistant.
5. Cliquez ensuite sur le bouton Save modifications and Sync! ou Save modifications.

Si vous cliquez sur Save modifications, la Woo connexion est enregistrée (et publiée) et le message "Connection published" s'affiche.

Si vous cliquez sur Save modifications and Sync !, la Woo connexion est sauvegardée (et publiée) et la synchronisation démarre.

Vous pouvez également dépublier la Woo connexion en cliquant sur Switch to draft, ou supprimer la Woo connexion en cliquant sur Move to trash.

Ajouter des filtres aux Woo connexions

À l'étape 2 du processus de création de la connexion, vous pouvez ajouter un ou plusieurs filtres.

Pour définir un filtre :

1. Cliquez sur le bouton +Add filter
2. Sélectionnez un champ sur la base Airtable, puis sélectionnez un opérateur (une liste différente est proposée en fonction du type de champ sélectionné) et tapez une valeur.

Vous pouvez ajouter d'autres filtres en cliquant à nouveau sur le bouton +Add filter, et vous pouvez définir l'opérateur logique (ET/OU) à utiliser pour associer ces filtres (ou conditions) en le sélectionnant .

Si vous souhaitez définir des filtres plus complexes, utilisez les groupes de filtres, qui peuvent également être combinés avec les opérateurs logiques AND et OR.

Pour définir un groupe de filtres :

1. Cliquez sur le bouton +Add Filter Group.
2. Cliquez sur le bouton +Add Filter ou +Add Filter Group.
3. Définissez chaque filtre ou groupe de filtres en sélectionnant des champs, des opérateurs et en saisissant des valeurs.
4. Sélectionnez l'opérateur logique ET ou OU pour associer les filtres ou les groupes de filtres.

📌 Pour supprimer un filtre ou un groupe de filtres, cliquez sur l'icône de la corbeille qui lui est associée.

Regular Connections

Si vous avez activé le plugin Air WP Sync dans les réglages du plugin vous pouvez alors utiliser les Regular Connections pour importer du contenu Airtable tel que des pages, des articles, des CPT, des utilisateurs et des termes de taxonomie. Voir Air WP Sync documentation pour en savoir plus sur ses fonctionnalités.

Gestion des stocks

Dans l'étape 2 du processus de création de la connexion, vous pouvez voir que l'option Activate inventory management est cochée par défaut.

Lorsque l'option est activée : chaque commande modifiera le stock du produit dans Airtable, en ajoutant une ligne au tableau Stock transactions, et la valeur du champ Stock / Quantity dans le tableau Products sera alors mise à jour.

Lorsque l'option n'est pas activée : le tableau Stock transactions n'enregistre pas les variations de stock liées aux commandes, et le stock de chaque produit n'est pas géré dans Airtable, mais seulement dans WooCommerce.

Mappage

Description du mappage

Les champs sont regroupés en différents ensembles ayant un thème commun :

• Main - Champs décrivant les produits, c'est-à-dire Name , Description, Status, Categories, Tags, Product image, etc.
• General - Champs concernant le prix et les taxes, c'est-à-dire Regular price, Sale price, Tax status, Tax class, etc.
• Inventory - Champs concernant le stock, c'est-à-dire SKU, Stock quantity , Low stock threshold, etc.
• Linked Products - Les champs Upsells et Cross-sells.
• Shipping- Champs relatifs à la taille et au poids du produit, c'est-à-dire Weight, Length, Width, Height, etc.
• Added fields - Les champs que vous ajoutez.

📌 Les champs de mappage diffèrent selon le type de produit sélectionné et selon que l'option Activer la gestion des stocks est activée ou non.

Modifier le mappage

Une fois la première synchronisation effectuée, et seulement à ce moment-là, vous pouvez personnaliser le mappage en ajoutant ou en supprimant des champs.

Ajouter un champ

Pour ajouter un champ au mappage, vous devez ouvrir la Woo connexion, et utiliser les liens ←Back pour accéder au mappage des champs :

1. Cliquez ensuite sur le bouton Add field: une ligne est ajoutée dans la section Added fields.
2. Choisir le WordPress field de la liste déroulante, et pour le champ de la base Airtable, il y a deux cas possibles :
   1. Il est automatiquement sélectionné par l'assistant, car il fait partie des champs préconfigurés.
   2. Ou vous devez le sélectionner vous-même dans la liste déroulante.

Supprimer un champ

Pour supprimer un champ, ouvrez la Woo connexion et utilisez le lien ←Back pour accéder au mappage des champs puis cliquez sur le bouton Trash au bout de la ligne de droite : la ligne est supprimée sans message de confirmation.

⚠️ Les champs obligatoires tels que Product Name, Regular Price, SKU, etc. ne peuvent pas être supprimés.

Lorsque vous avez ajouté ou supprimé un champ dans le mappage, vous devez enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton Next step→ puis sur le bouton Save modifications. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Save modifications and Sync! pour enregistrer les modifications et synchroniser vos données dès maintenant.

Gérez vos Woo connexions

Pour gérer vos connexions Woo, cliquez sur le menu Air WP Sync for WooCommerce > Woo connections, descendez pour accéder à la liste My Woo Connections.

Dans cette liste, vous pouvez voir pour chaque Woo connexion : le Title (nom) de la connexion, le type de produit, la date de la dernière synchronisation, le déclencheur sélectionné et les actions que vous pouvez effectuer.

Les Woo connexions peuvent avoir différents états, tels que Published ou Draft, ou peuvent être placées dans la Corbeille (Trash).

Dans la liste My Woo connections , vous pouvez effectuer ces actions :

• Synchronisez les produits d'une Woo connexion en cliquant sur le bouton Sync Now correspondant.
• Téléchargez les derniers journaux de synchronisation pour une Woo connexion en cliquant sur le bouton Download logs correspondant.
• Utilisez des filtres prédéfinis pour trier les connexions, par exemple All, Published, Draft, Trash.
• Recherchez une connexion de produit en tapant des mots-clés dans le champ de recherche et cliquez sur le bouton Search Woo connections . Si une ou plusieurs Woo connexions correspondent aux mots-clés, elles seront affichées dans la liste.
• Cliquez sur les flèches à droite du Title pour trier les connexions Woo par ordre alphabétique de A à Z ou de Z à A.
• Modifiez une Woo connexion en cliquant sur le lien Edit qui apparaît lorsque vous survolez le nom de la connexion. Dans ce cas, vous revenez dans l'assistant et vous pouvez modifier la connexion du produit en utilisant les liens ← Back pour changer les paramètres de la connexion du produit. N'oubliez pas de sauvegarder les modifications à la fin de l'assistant.
• Déplacez une Woo connexion vers la corbeille en cliquant sur le lien Trashqui apparaît lorsque vous survolez le nom de la connexion.
• Sélectionnez toutes les Woo connexions en cliquant sur la case à cocher à gauche de Title dans l'en-tête du tableau pour appliquer l'une des Bulk actions.
• Sélectionnez une ou plusieurs connexions en cliquant sur les cases à cocher correspondantes en face de leur Title et effectuez une Bulk action.
• Si le filtre actif est All, Published ou Draft, vous pouvez sélectionner plusieurs Woo connexions et effectuer des Bulk actions telles que Edit ou Move to trash, en sélectionnant l'action souhaitée dans le menu déroulant et en cliquant sur le bouton Apply. Si vous choisissez Edit, vous ne pouvez modifier que l'état des Woo connexions sélectionnées.
• Si vous avez préalablement sélectionné le filtre Trash, les actions en bloc disponibles sont les suivantes : Restore et Delete permanently.

Base de données Airtable

Accès à la base de données Airtable

Pour accéder rapidement à la base de données Airtable :

1. Allez à la section Your synchronized Airtable base dans l’écran Woo Connections, en cliquant sur le menu Airtable WP Sync for WooCommerce > Woo Connections.
2. Cliquez sur le lien Check on Airtable.
3. Connectez-vous à Airtable si nécessaire.
4. La base de données utilisée dans Air WP Sync for WooCommerce est automatiquement affichée.

Déconnecter la base de données Airtable

Si vous souhaitez changer la base de données connectée au plugin Air WP Sync for WooCommerce :

1. Allez à la section Your synchronized Airtable base dans l’écran Woo Connections, en cliquant sur le menu Airtable WP Sync for WooCommerce > Woo Connections.
2. Cliquez sur le lien Disconnect the base.
3. Dans la fenêtre pop-up, cliquez sur Yes, I want to disconnect my base pour rompre le lien avec votre base de données.

   ⚠️ Toutes les connexions à cette base de données sont supprimées, comme l'indique le message contextuel. Les produits importés sont conservés.

4. Ou cliquez sur le bouton No, keep it pour annuler la déconnexion.

Réglages du plugin

Vous pouvez accéder aux réglages du plugin par le menu Air WP Sync for WooCommerce > Settings.

Dans cette section, vous pouvez activer le plugin Air WP Sync, gérer votre licence et votre jeton Airtable, et vider le cache.

Activation de Air WP Sync

Par défaut, le plugin Air WP Sync est désactivé. Mais si vous souhaitez continuer à utiliser les fonctionnalités d'Air WP Sync Pro pour synchroniser les pages, les arfticles, les CPT, les utilisateurs et les termes de taxonomie, activez cette option puis cliquez sur le bouton Save→. Air WP Sync Pro est alors activé. Voir la documentation du plugin.

Si vous utilisez déjà Air WP Sync Pro vous bénéficierez d'Air WP Sync Pro sans frais supplémentaires.

Quelle que soit la version de Air WP Sync que vous utilisez, vos connexions actuelles ont été conservées, vous pouvez y accéder par le menu Air WP Sync for WooCommerce > Regular Connections.

Licence

Dans la section Licence , vous pouvez voir la License Key que vous avez saisie pendant l'assistant de configuration.

Vous pouvez modifier cette License Key en saisissant une nouvelle licence et en cliquant sur le bouton Save→.

Airtable

Dans la section Airtable , vous pouvez voir une partie de votre jeton Airtable ajouté pendant l'assistant de configuration.

Si vous modifiez ce jeton dans votre compte Airtable, vous devez coller le nouveau jeton dans ce champ et cliquer sur le bouton Save→. Vos connexions seront automatiquement mises à jour.

Cache

Cette fonction peut être utilisée lorsque vous avez modifié la structure de votre table Airtable et que vous ne voyez pas les changements dans Air WP Sync for WooCommerce.

Dans ce cas, cliquez sur le bouton Clear Cache→ pour forcer le plugin à recharger les données Airtable.

Assistance et Documentation

Obtenir de l'aide

Pour obtenir du support, cliquez sur le menu Air WP Sync for WooCommerce > Support. Vous êtes redirigé vers un nouvel onglet avec notre centre de support WP connect où vous pouvez poster un ticket décrivant votre problème ou votre demande, après vous être connecté.

Lire la documentation

Vous pouvez accéder à cette documentation en cliquant sur le menu Air WP Sync for WooCommerce > Documentation. Un nouvel onglet contenant la documentation du plugin sera ouvert dans votre navigateur.

Limites

Ces plugins tiers ne sont pas pris en charge :

• WooCommerce Bookings
• WooCommerce Shipping
• WooCommerce Subscriptions
• WooCommerce Product Add-Ons
• WooCommerce Tax
• WooCommerce Box Office
• WooCommerce Memberships
• Product Recommendations
• Composite Products
• Bundle Products
• Extra Custom Product Options for WooCommerce

Dépannage

Vous avez modifié la structure du template Airtable, mais rien n'a changé dans l'interface du plugin : ce comportement est normal car pour des raisons de performance, la structure de votre base Airtable est mise en cache pendant 15 minutes. Voir ci-dessus comment purger le cache.

Si nécessaire, vous pouvez accéder aux journaux via une connexion FTP dans ce dossier :

/wp-content/uploads/airwpsync-logs

Et vous pouvez accéder aux logs de la dernière synchronisation depuis l'écran Woo Connections : cliquez sur le menu Air WP Sync for WooCommerce > Woo Connections puis cliquez sur le bouton Download logs pour la connexion qui vous intéresse.

---

Articles avancés

GÉNÉRALITÉS - MODÈLE

• Le modèle Airtable en détail
• Focus sur le tableau Orders
• Comment fonctionne le tableau Stock transactions ?
• Comment mettre à jour le modèle Airtable ?

GÉNÉRALITÉS - PRODUITS

• Les types de produits de WooCommerce expliqués
• Comprendre les champs du tableau Produits pour définir votre mapping