Guide utilisateur
Notion WP Sync est une SYNCHRONISATION À SENS UNIQUE – De Notion vers WordPress UNIQUEMENT !
Les modifications effectuées dans WordPress ne seront PAS synchronisées vers Notion, veillez donc à gérer vos données depuis Notion pour que tout reste correctement mis à jour.
Installation et paramètres
Pour installer notre plugin Notion WP Sync dans WordPress, suivez les étapes ci-dessous :
- Téléchargez le fichier du plugin sur votre ordinateur
- Connectez-vous à votre tableau de bord WordPress
- Dans le menu de gauche, cliquez sur Extensions puis Ajouter
- Cliquez sur le bouton Téléverser une extension en haut de la page
- Cliquez sur le bouton Choisir un fichier et sélectionnez le fichier du plugin téléchargé à l'étape 1
- Cliquez sur le bouton Installer maintenant
- Attendez que le plugin soit installé, puis cliquez sur le bouton Activer
Après avoir installé et activé le plugin dans WordPress, il apparaîtra dans le menu d'administration et donnera accès aux paramètres de connexion et de configuration.
Avant de créer une connexion, vous devez saisir votre clé de licence pour valider l'installation du plugin. Pour activer cette clé de licence, allez dans Notion WP Sync > Paramètres.
Cette clé de licence est disponible à la fois dans votre e-mail de confirmation d'achat, ainsi que sur wpconnect.co > Mon compte > Mes produits téléchargeables > Clés de licence > Voir les licences.
Vous serez alors redirigé vers la page d'achat de votre produit. Cliquez sur l'icône de clé pour voir le numéro de licence et copiez-le dans le champ Clé de licence Notion WP Sync.
Une fois la clé de licence copiée dans les paramètres de Notion WP Sync, veillez à cliquer sur le bouton Activer. Si votre clé de licence est valide, une coche verte apparaîtra et il vous suffira d'enregistrer les paramètres en cliquant sur le bouton Mettre à jour les paramètres.
Vous pouvez ensuite commencer à créer vos connexions.
Créer une connexion
Pour créer une nouvelle connexion à votre compte Notion, allez dans Notion WP Sync > Toutes les connexions, cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle connexion et entrez un nom pour votre connexion.
Il vous sera demandé un token d'intégration interne pour connecter votre compte. Nous vous recommandons de récupérer ce token en utilisant ce lien.
Suivez ces étapes :
- Dans votre compte Notion, accédez à la page des intégrations : Compte Notion > Connexions > Développer ou gérer des intégrations
- Cliquez sur le bouton Nouvelle intégration et entrez un nom pour votre intégration. Sélectionnez l'espace de travail dans le champ Espace de travail associé, sélectionnez "Interne" pour le Type, et cliquez sur Enregistrer
- Cliquez sur Configurer les paramètres d'intégration : un Secret d'intégration interne est déjà créé
- Sélectionnez les capacités de contenu "Lire le contenu" et les capacités utilisateur "Lire les informations utilisateur incluant les adresses e-mail", puis cliquez sur Enregistrer
- Cliquez sur Afficher puis Copier le Secret d'intégration interne et collez-le dans le champ Token d'intégration interne de votre plugin
Une fois votre token d'intégration interne saisi, vous devez partager vos pages ou bases de données Notion avec votre intégration pour les voir dans les champs de sélection du plugin.
Pour ce faire, sélectionnez le bouton d'options supplémentaires en haut à droite de votre page ou base de données Notion, survolez Ajouter une connexion et sélectionnez la connexion que vous venez de créer. Vous pouvez également consulter la page de documentation Notion pour comprendre comment créer un token d'intégration interne.
Paramètres d'importation
Contenu Notion
Vous pouvez importer vos Pages et Bases de données depuis Notion vers WordPress.
Les Pages Notion sont essentiellement des documents numériques pouvant contenir une grande variété d'informations, du texte et des images aux fichiers intégrés, bases de données et plus encore.
Les Bases de données Notion sont l'une des fonctionnalités les plus puissantes de Notion — essentiellement des tableaux avec des colonnes personnalisables où les utilisateurs peuvent saisir et manipuler des données de différentes manières.
Destination
Vous pouvez importer votre contenu de plusieurs façons : Type de publication ou Shortcode.
Type de publication
Vous pouvez importer votre contenu en tant qu'Article, Page ou Type de publication personnalisé. Voici comment fonctionnent ces trois éléments :
- Article : un contenu qui peut être publié sur un blog ou un site web, généralement utilisé pour afficher des informations. Les articles sont créés et gérés dans la section Articles du tableau de bord WordPress.
- Page : un contenu statique qui fait généralement partie du menu de navigation d'un site web. Les pages sont créées et gérées dans la section Pages du tableau de bord WordPress.
- Type de publication personnalisé (CPT) : un type de contenu personnalisé qui peut être créé par des plugins ou des thèmes WordPress. Les CPT vous permettent d'ajouter des types de contenu spécialisés à votre site comme des événements, des produits, des portfolios, etc. Ils sont généralement utilisés pour étendre les capacités de WordPress et ajouter du contenu structuré à votre site. Ils sont similaires aux articles et aux pages en ce qu'ils peuvent être publiés sur votre site et consultés par les utilisateurs, mais ils ont leurs propres libellés et caractéristiques. Il existe plusieurs types de CPT : ceux créés par les plugins ou thèmes installés sur votre site WordPress, ceux que vous avez créés via un plugin comme Custom Post Type UI ou ToolSet, et ceux créés manuellement par un développement sur mesure.
Création de types de publications personnalisés
Dans le cas où vous utilisez un thème et/ou un développement spécifique, plusieurs autres types de publication peuvent être disponibles. Ce sont tous des types de publications personnalisés déjà définis par vos thèmes ou plugins installés, ou par les développeurs de votre site WordPress.
📌 Notre plugin Notion WP Sync offre la possibilité de créer vos types de publications personnalisés à la volée spécifiquement pour votre contenu importé. Pour les CPT créés depuis le plugin, vous pouvez mapper les champs suivants : "Titre", "Contenu", "Slug", "Champ personnalisé". Il vous permet également de créer vos propres champs personnalisés.
Si vous décidez de modifier la configuration et de ne plus utiliser le type de publication personnalisé créé via Notion WP Sync, ce CPT n'existera plus dans WordPress et le contenu importé ne sera également plus disponible.
Shortcode
Vous pouvez importer votre contenu Notion sous forme de shortcode.
La création de contenu shortcode créera un type de publication personnalisé "Contenu Notion", qui peut être utilisé par les développeurs et affiché en utilisant le bloc dédié Contenu Notion dans l'éditeur Gutenberg.
Le shortcode généré peut être utilisé dans le bloc shortcode de Gutenberg ou dans différents constructeurs de pages comme Divi, Elementor, WP Bakery, etc.
Statut de publication
Comme dans WordPress, le contenu importé depuis Notion peut avoir différents statuts :
- PUBLIÉ — visible publiquement sur votre site web
- BROUILLON — enregistré comme travail en cours, non visible par le public
- PLANIFIÉ — programmé pour être publié à une date et heure future
- EN ATTENTE — en attente de révision ou d'approbation
- PRIVÉ — visible uniquement par les utilisateurs connectés disposant des autorisations appropriées
En fonction du statut choisi, le contenu synchronisé recevra le statut défini dans les paramètres.
Si vous décidez de modifier le statut dans la configuration ultérieurement, notez que le changement de statut du contenu déjà importé dépendra de la stratégie d'importation que vous avez définie (voir les différentes stratégies d'importation ci-dessous).
Si vous souhaitez utiliser une propriété de base de données Notion pour définir le statut de la publication, utilisez les valeurs WordPress pour cette propriété. Consultez Comment configurer le statut de synchronisation dans Notion WP Sync ? pour plus de détails.
Auteur de la publication
Dans le processus d'importation de votre contenu, vous devez choisir un auteur qui sera assigné à chaque contenu importé. Le choix de cet auteur doit se faire uniquement parmi les utilisateurs enregistrés du site, c'est-à-dire les utilisateurs qui ont accès à la partie administrative du site, quel que soit leur rôle.
Vous pouvez également utiliser l'attribut d'auteur de Notion pour assigner des auteurs à des articles, des pages ou des types de publications personnalisés (CPT) dans votre mapping. Cela fonctionne pour les utilisateurs existants à la fois dans Notion et WordPress. Mappez simplement le champ "Auteur (e-mail)" de la colonne des champs Notion vers le champ "Auteur" de la colonne Importer en tant que dans WordPress.
Les utilisateurs doivent déjà exister dans WordPress avec la même adresse e-mail que leur compte Notion. Cette fonctionnalité ne crée pas de nouveaux utilisateurs WordPress lors de la synchronisation. Si aucune correspondance n'est trouvée, la publication est assignée à l'utilisateur défini dans le champ Auteur par défaut de la section Importer en tant que.
Couleur du texte par défaut dans Notion
Dans Notion, dix couleurs sont disponibles pour le texte, dont celle par défaut, appelée « Texte par défaut » : définie comme blanche en mode sombre et noire en mode clair.
Vous pouvez définir une couleur personnalisée pour le texte utilisant le format « Texte par défaut » dans Notion lors de l'importation du contenu dans WordPress. Dans la section Importer en tant que, un sélecteur de couleur devient disponible lorsque vous mappez le champ Notion « Contenu de la page », que vous l'importiez en tant qu'« Article », « Utilisateur » ou « Terme de taxonomie ».
Pour définir une couleur : cliquez sur le bouton Sélectionner une couleur et choisissez une couleur dans la palette, saisissez un code hexadécimal, ou choisissez l'une des 8 couleurs prédéfinies sous la palette. Dans WordPress, le contenu importé utilisera cette couleur sélectionnée.
Pour retirer une couleur sélectionnée : cliquez sur le bouton Effacer.
La couleur que vous définissez s'appliquera uniquement aux textes formatés en « Texte par défaut » dans Notion — pas aux textes formatés avec une autre couleur (ex. violet ou rouge), qui conserveront leur couleur d'origine dans WordPress.
Paramètres de mapping
Vous pouvez lier les champs de vos pages et bases de données aux champs WordPress.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton Ajouter un champ. Deux listes déroulantes sont alors disponibles : l'une contient les champs de votre page ou base de données Notion, la seconde les champs WordPress avec lesquels vous pouvez les mapper.
Article
Pour les articles, vous aurez la possibilité de mapper les champs WordPress suivants : « Titre », « Image à la une », « Contenu », « Extrait », « Slug », « Étiquette », « Catégorie » ou « Champ personnalisé ».
Page
Pour les pages, vous aurez la possibilité de mapper les champs WordPress suivants : « Titre », « Image à la une », « Contenu », « Extrait », « Slug », « Étiquette », « Catégorie » ou « Champ personnalisé ».
Type de publication personnalisé existant
Pour les types de publications personnalisés existants, c'est-à-dire créés par des plugins ou des thèmes WordPress présents sur votre site, vous aurez la possibilité de mapper les champs WordPress suivants ainsi que tous les champs liés à votre CPT : Titre, Contenu, Slug, Taxonomies ou Champ personnalisé.
Les taxonomies servent à regrouper des contenus similaires à travers plusieurs CPT. Elles peuvent être utilisées pour créer des filtres ou des recherches pour votre contenu.
Exemple de champs disponibles pour un CPT « Propriété » : Titre, Contenu, Slug, Type de propriété (taxonomie), Ville (taxonomie), Champ personnalisé, etc.
Champs personnalisés
Vous pouvez également envisager d'ajouter des champs spécifiques à votre contenu importé en mappant votre champ Notion vers un champ personnalisé que vous pouvez nommer, et que vous retrouverez dans le contenu importé une fois la synchronisation terminée.
Si vous modifiez la configuration et supprimez un champ personnalisé créé depuis Notion WP Sync, vous ne le retrouverez dans aucun des contenus importés.
Paramètres de synchronisation
Vous pouvez choisir les paramètres de synchronisation du plugin Notion WP Sync.
En cliquant sur le bouton Synchroniser maintenant, vous pouvez synchroniser votre contenu pour la première fois, même si vous n'avez pas sélectionné le déclencheur Manuel uniquement.
Stratégie
Il existe plusieurs stratégies d'importation pour votre contenu Notion dans WordPress. Nous en avons défini 4 : Ajouter / Ajouter et mettre à jour / Ajouter, mettre à jour et supprimer / Supprimer.
Chacune de ces stratégies fonctionne comme indiqué :
- Le mode AJOUTER n'ajoutera que du nouveau contenu à votre site web et n'affectera pas le contenu existant.
- Le mode AJOUTER/METTRE À JOUR ajoutera du nouveau contenu et mettra à jour tout contenu existant s'il a été modifié dans Notion.
- Le mode AJOUTER/METTRE À JOUR/SUPPRIMER ajoutera du nouveau contenu, mettra à jour tout contenu existant s'il a été modifié dans Notion et supprimera tout contenu qui a été supprimé dans Notion.
- Le mode SUPPRIMER (Delete) supprimera de votre site WordPress le contenu présent dans la base de données Notion. Il peut être combiné avec l'option Delete attached media automatically, qui supprime également les médias attachés au contenu supprimé.
Pour en savoir plus sur la stratégie Delete, lisez Comment utiliser la stratégie Delete et le déclencheur de synchronisation après une connexion dans Notion WP Sync ?
Déclencheur
Les déclencheurs vous permettent de contrôler quand les données sont importées de Notion vers WordPress. Il existe quatre options de déclenchement possibles : manuel, récurrent, instantané et après une autre connexion.
- MANUEL : il vous permet d'importer manuellement les données en cliquant sur le bouton Synchroniser maintenant. Cette option est utile si vous devez importer des données occasionnellement ou si vous souhaitez mieux contrôler le moment de l'importation.
- RÉCURRENT : il permet de programmer l'importation de données à intervalles réguliers. Vous pouvez choisir la fréquence de l'importation, par exemple « toutes les 30 minutes », « une fois par heure », « une fois par jour », « deux fois par jour » ou « une fois par semaine ». Ceci est utile si vous souhaitez mettre à jour régulièrement votre site WordPress avec le dernier contenu saisi dans votre espace de travail Notion.
- INSTANTANÉ : il vous permet d'importer des données dès qu'elles sont ajoutées ou mises à jour dans Notion (en fonction de la stratégie d'importation sélectionnée). Ceci est utile si vous voulez que votre site WordPress soit synchronisé en temps réel avec Notion, mais cela peut également être gourmand en ressources si vous avez une grande quantité de données fréquemment mises à jour.
- APRÈS UNE AUTRE CONNEXION : en choisissant « After the connection below has been synced » et en sélectionnant une autre connexion, la connexion actuelle se synchronisera automatiquement dès que la connexion sélectionnée aura terminé.
Publication
Une fois tous les paramètres configurés, n'oubliez pas de publier votre connexion en cliquant sur Publier ou Mettre à jour en cas de modification de la configuration. Et voilà !
Si vous avez choisi une synchronisation manuelle, n'hésitez pas à cliquer sur le bouton Synchroniser maintenant pour synchroniser vos premiers contenus et les voir apparaître dans WordPress.
Champs et blocs de contenu pris en charge
Propriétés prises en charge (bases de données) :
- Case à cocher
- Date
- Fichiers et médias
- Sélection multiple
- Nombre
- Personnes
- Numéro de téléphone
- Texte enrichi (« Texte » dans Notion)
- Sélection
- Statut
- Titre
- URL
- Formule
Blocs de contenu pris en charge (pages) :
- Paragraphe
- Titre (1, 2, 3)
- Liste à puces / Liste ordonnée
- Citation
- Tableau (colonne d'en-tête non prise en charge)
- Bascule (voir les restrictions)
- Séparateur
- Légende (contenu encadré, voir les restrictions)
- Image
- Vidéo (liens Spotify et Loom aussi)
- Fichiers
- Colonnes
Champs, blocs de contenu et vues non pris en charge
Voici ce qui n'est pas encore pris en charge par notre plugin :
- Listes de tâches
- Aperçus de liens web
- Audios
- Insertion de fichiers
- Vue Tableau (Board)
- Vue Graphique
- Vue Galerie
- Vue Liste
- Vue Calendrier
- Vue Chronologie
- Base de données synchronisée
- Signets
- Table des matières
- Formule mathématique
- Bouton
- Fil d'Ariane
- Bloc synchronisé, Intégrations
- Mention / Mention d'une page
- Liens de sous-pages / Liens internes
- Date ou rappel
- Équation
- Bloc IA
- Cases à cocher
Les liens internes ne seront pas convertis en liens de page WordPress. Seule la vue Tableau est prise en charge.
Restrictions
Notion est une application offrant un large éventail de fonctionnalités.
Nous nous efforçons de conserver un maximum de ces fonctionnalités lors de notre processus d'importation ; cependant, en raison de problèmes de compatibilité avec Gutenberg, de choix de notre part ou de limitations de l'API Notion, certaines de ces fonctionnalités restent restreintes avec notre plugin.
Dans les pages
Voici ce que nous avons décidé de restreindre dans notre plugin :
Les bascules (toggles) sont désormais compatibles avec Gutenberg ! Nous avons donc ajouté leur prise en charge ; cependant, comme l'imbrication est infinie dans Notion, nous avons décidé de la limiter au deuxième niveau. Vous ne pourrez donc pas avoir plus de 2 niveaux de bascules.
Voir l'exemple ci-dessous :
- Niveau 1 ✔️ Fonctionne
- Niveau 2 ✔️ Fonctionne aussi
- Niveau 3 ❌ Ne fonctionne pas
- Niveau 2 ✔️ Fonctionne aussi
De même, les légendes (callouts) sont prises en charge. Cependant, vous ne pourrez pas imbriquer une légende dans une autre légende.
Voir l'exemple ci-dessous :
- Légende ✔️ Fonctionne
- Légende dans une légende ❌ Ne fonctionne pas
Tableau de compatibilité
Résolution des problèmes
Assurez-vous d'avoir créé vos bases de données et les noms de champs Notion avant d'ajouter une nouvelle connexion. Si vous ne les voyez pas, attendez 1 minute. Pour des raisons de performance, vos éléments Notion sont mis en cache pendant une minute.
Si besoin, vous pouvez accéder aux journaux depuis un serveur FTP dans ce dossier :
/wp-content/uploads/notionwpsync-logs
Problèmes de synchronisation
Certains problèmes peuvent apparaître lors de la synchronisation. Certains hébergeurs désactivent quelques fonctions PHP pour garantir la performance de leurs serveurs.
API Notion : erreur 403
Dans vos paramètres d'intégration Notion, assurez-vous d'avoir coché la capacité utilisateur du token « Lire les informations utilisateur incluant les adresses e-mail ».
Délai d'expiration du serveur
Si vous avez une grande quantité de contenu à importer, le processus de synchronisation prendra un certain temps, surtout s'il s'agit de la première synchronisation. Vous pouvez rencontrer ce qu'on appelle un « Server Timeout ». Cela dépendra du nombre de lignes à importer, de la taille et du nombre d'images, mais aussi des réglages du serveur. C'est d'autant plus probable si vous avez opté pour une offre d'hébergement basique.
Vérifiez auprès de votre hébergeur et augmentez si nécessaire le temps d'exécution, la taille de mémoire autorisée et la taille des fichiers au maximum.
Authentification basique
Si vous avez configuré une authentification basique pour protéger l'accès au site ou à certaines informations du site, l'appel à WP-Cron est alors impossible, rendant la synchronisation récurrente et instantanée impossible.
Problèmes de cache avec WP-Cron
WP-Cron a besoin du chargement de page pour se déclencher et donc synchroniser. Si vous utilisez un système de cache (WP Rocket ou WP Super Cache par exemple), il est alors nécessaire d'utiliser un cron serveur.