Cómo conectar Gravity Forms a Airtable

Airtable es una solución potente y fácil de usar para centralizar y gestionar listas de datos: clientes, clientes potenciales, tareas, proyectos, productos, etc. Esta plataforma sin código permite crear fácilmente bases de datos con tablas muy visuales y automatizar tareas (enrutamiento de correos electrónicos, mejora de datos, etc.).

Por eso muchas empresas sustituyen Excel por Airtable para la gestión de sus procesos y datos.

En este artículo, le ayudamos a dominar el secreto de enviar los datos de Gravity Forms a Airtable, de la forma más rápida posible, sin utilizar ningún conector externo como Zapier o Make.

3, 2, 1, ¡Vamos!

Airtable, ¿qué es?

Airtable es una plataforma sin código que facilita la creación de tablas interactivas y bases de datos de alta calidad que puedes gestionar y explotar de forma colaborativa. Una base de datos Airtable se parece a una hoja de Excel, pero es mucho más fácil de usar.

Con Airtable, puede conectar sus mesas y crear aplicaciones de gestión desde cero, como una solución CRM para gestionar sus clientes potenciales comerciales, una herramienta de seguimiento de tareas, un catálogo de productos, etc.

Airtable va más allá de la creación de tablas gracias a sus completas funcionalidades:

• Diseños Kanban, diagramas de Gantt, calendarios, formularios, etc.
• Diseños compartidos
• Integración de herramientas de terceros
• Automatización

Airtable es de uso gratuito y ofrece suscripciones premium para los usuarios que quieran beneficiarse de todos los complementos.

Conexión de Gravity Forms con Airtable: ¿Cuál es la gran idea?

Con Gravity Forms, puede crear todo tipo de formularios diseñados para recopilar datos de su sitio web WordPress. Cuando utilices Gravity Forms, puede que necesites:

• Centralice los datos de sus formularios en un ecosistema compartido, fuera de WordPress
• Organizar estos datos, filtrarlos, buscarlos
• Categoriza los datos para mejorarlos, sobre todo cuando tengas tareas específicas que realizar (presupuestos, reuniones, etc.).

Con Airtable, lo ha adivinado: es condenadamente fácil.

¿Está listo? Simplemente siga esta guía para conectar Gravity Forms con Airtable.

Cómo conectar Gravity Forms con Airtable (sin Make o Zapier)

Paso 1: Instale el complemento Airtable para Gravity Forms en su sitio web.

Para empezar, compre el Complemento Airtable para Gravity Forms e instálelo en su sitio web WordPress.

Paso 2: Activar la licencia

Una vez que el complemento Airtable para Gravity Forms se haya instalado correctamente en su sitio web WordPress, tendrá que activar su licencia. Recibirá su clave de licencia por correo electrónico o puede canjearla desde tu panel de control en nuestro sitio.

Una vez que tenga la llave en sus manos virtuales, vaya a la página de administración de WordPress y haga clic en Formularios > Configuración.

Haga clic en el nuevo menú Airtable de la izquierda.

Pegue su clave de licencia en Activación de la licencia y haga clic en Activar.

Paso 3: Activar su clave API Airtable

A continuación, conéctese a su cuenta Airtable y recupere su token de acceso desde esta página.

Haz clic en "añadir Ámbito" y luego en añadir:

• "data.records:write".
• "schema.bases:read".

Ahora haga clic en el botón crear ficha y copie su código de acceso a Airtable.

Vuelva a la administración de WordPress y en Token de acceso a AirtablePegue su código de acceso a Airtable.

Haga clic en Guardar ajustes: tu token de acceso ya está activado.

Paso 4: Crear una base de datos Airtable

Ahora necesita una base de datos Airtable para guardar los datos recogidos de Gravity Forms.

Si aún no ha creado esta base de datos, hágalo ahora.

Añada una columna para cada campo de Gravity Form que desee ver en Airtable.

Paso 5: Cree su primer feed

Vuelva a la administración de WordPress, seleccione el formulario adecuado y haga clic en Configuración > Airtable.

Otra opción También puede modificar su formulario haciendo clic en Editary después Configuración > Airtable en el editor de formularios.

Entonces terminará en una página que le permitirá crear feeds de conexión entre sus formularios Gravity Forms y Airtable. Para crear su primer feed, haga clic en Añadir nuevo.

Esto te dirige a la página de configuración de tu feed: empieza por darle un nombre. Elige un nombre que te ayude a identificar el feed rápidamente.

A continuación, debe especificar a qué Airtable enviar los datos.

Para ello, debe recuperar el ID de su aplicación y de su mesa. Estos son códigos que puede encontrar en la URL de su base de datos Airtable, que se parece al ejemplo siguiente:

https://airtable.com/appPRRQqIIGZd0/tblm6z94qoRjVhP/viwzO9WHM2Oyih

• El ID de la aplicación es la cadena de caracteres que empieza por aplicación
• El ID de la tabla es la cadena de caracteres que empieza por tbl

En la configuración de tu feed, pega el ID de tu aplicación y el ID de tu mesa en los campos correspondientes.

Paso 6: Asignar los campos de Gravity Forms y las columnas de Airtable

Ahora puede asociar las columnas de su tabla Airtable con los campos de sus Formularios Gravity.

Abajo Nombre del campo Airtableintroduzca el nombre de la primera columna de su tabla. Y a la derecha, debajo de Form Fields, seleccione el campo asociado a esta columna entre todos los campos de su formulario Gravity.

Haga clic en el botón + de la derecha para asignar un nuevo campo a su formulario.

Realice el proceso para todos los campos de su formulario. Cuidado: mejor respetar la ortografía exacta del nombre de sus columnas Airtable.

Cuando haya terminado, pulse Guardar ajustesEso es todo. A partir de ahora, todas las entradas de tus formularios serán visibles en Airtable.

Paso 7 (Opcional): Añadir lógica condicional

Antes de desearle una vida muy feliz, déjenos decirle que puede crear filtros para enviar sólo una parte de los datos recogidos por su formulario a su base de datos Airtable.

Por ejemplo, puede insertar una casilla de consentimiento en su formulario de contacto "Acepto ser contactado": añadiendo una condición en el valor de este campo, sólo las personas que hayan marcado esta casilla serán añadidas a Airtable.

También puede enviar los datos a una base de datos u otra en función del contenido de los campos del formulario, por ejemplo: en función del contenido de un campo "Asunto de su solicitud".

Para crear una condición, haga clic en Activar condición.

A la izquierda, puede elegir un campo de su formulario, y elegir los criterios que activarán el envío a Airtable, por ejemplo:

- Asunto IS "Solicitud comercial"

Haga clic en Guardar ajustes para validar.

Paso 8: Pruebe su conexión entre Gravity Forms y Airtable

Para probar su flujo, es sencillo: introduzca información en su formulario Gravity Forms, valídelo y compruebe su base de datos Airtable.

Si todo va bien, deberías encontrar en tu tabla lo que acabas de introducir en el formulario. Lo sencillo es genial.

Reflexiones finales

Ahora usted sabe todo lo que hay que saber acerca de cómo organizar, rastrear, categorizar y compartir sus entradas Gravity Forms en Airtable.

Nuestro complemento Airtable para Gravity Forms le ayudará a gestionar sus proyectos, clientes potenciales u otros activos esenciales para su desarrollo.

Si eres fan de Gravity Forms (no te escondas), echa un vistazo a nuestras otras extensiones:

• Gravity Forms to Notion - Le permite enviar datos desde sus formularios a bases de datos creadas en Notion, un gran espacio de trabajo de gestión de proyectos.
• Gravity Forms to Brevo - Le permite enviar los datos de sus formularios a la famosa herramienta de automatización de marketing y envío de correos electrónicos Brevo (ex Sendinblue).
• Gravity Forms to SendGrid - Esta integración envía las entradas de sus formularios a SendGrid, una plataforma de correo electrónico transaccional y de marketing.

¿Listo para empezar a enviar formularios a Airtable? Diríjase a nuestro sitio web y comprar el complemento Airtable para Gravity Forms ¡hoy!