Cómo gestionar cuentas de usuario de WordPress en Airtable con Air WP Sync

¿Estás buscando una forma de acelerar y automatizar la creación de cuentas de usuario en tu sitio web WordPress? Ha llegado al lugar adecuado.

En este artículo, hablaremos de cómo gestionar su base de datos de usuarios en Airtable y sincronizarla con WordPress puede ayudarle a ahorrar tiempo y reducir errores.

¡Vamos!

¿Por qué debería considerar la gestión de sus usuarios de WordPress en Airtable?

¿Ha buscado alguna vez cómo gestionar sus usuarios de WordPress en una base de datos Airtable? Si es así, usted no está solo. Hay muchas preguntas en el foro de la comunidad Airtable, abierto por personas que estaban buscando cómo hacerlo.

Y si nunca ha pensado en esta opción, vamos a explicarle por qué debería considerarla.

Gestionar usuarios en WordPress lleva mucho tiempo

Crear, gestionar y actualizar cuentas de usuario en WordPress puede ser todo un reto.

Sobre todo si :

• Usted tiene un montón de usuarios con diferentes roles en su sitio web;
• Desea importar cuentas de WordPress desde otro software ;
• Es necesario automatizar la creación de cuentas de usuario de WordPress ;
• Es necesario crear usuarios de WordPress en masa ;
• La persona encargada de crear usuarios no debe tener acceso al backoffice de WordPress.
• etc.

Por otro lado, añadir personas a una base de datos Airtable es ridículamente sencillo.

Puedes editar un campo o añadir una nueva entrada tan fácilmente, como en una tabla de Excel.

Puede importar su lista de usuarios desde Excel a Airtable o incluso copiar y pegar.

Puede añadir personas a su base de datos Airtable automáticamente desde un formulario web o desde otra herramienta.

Por no mencionar el hecho de que el filtrado y la búsqueda de personas en una base de datos Airtable es mucho más fácil que hacerlo en su backoffice de WordPress (lo siento WordPress).

Necesita una única fuente de verdad para su base de datos de usuarios

Supongamos que ya utiliza Airtable para gestionar y mantener al día una lista de personas.

Pueden ser :

• Asistentes o ponentes a un acto
• Miembros de una comunidad en línea
• Personas inscritas en un curso de formación
• Miembros de una asociación
• Miembros del espacio de coworking
• Empleados de la empresa
• Colaboradores de un blog o revista
• etc.

Ahora, necesita crear a estas personas como usuarios en su sitio de WordPress por varias razones.

Puede que necesiten iniciar sesión para escribir artículos en su blog, gestionar y actualizar sus datos personales, acceder a contenidos premium o con cualquier otro fin.

Si crea usuarios manualmente en WordPress, cualquier cambio que realice en su base de datos de Airtable no se reflejará automáticamente en su cuenta de WordPress. Cada vez que necesite añadir o editar los datos de alguien, tendrá que hacer el cambio en Airtable e informarlo manualmente a WordPress. Este proceso no es eficiente.

Por otra parte, la sincronización de su base de datos Airtable con WordPress le ayudará a:

• Ahorre horas de su valioso tiempo
• Evitar errores e incoherencias
• Mantenga su base de datos de usuarios siempre limpia y actualizada (una cuestión de seguridad).

Cómo importar y sincronizar usuarios de WordPress desde una base de datos Airtable

Entonces, ¿cuáles son las soluciones si desea gestionar sus usuarios de WordPress en Airtable?

La respuesta es sencilla. Sólo hay una manera de hacerlo: utilizar el plugin Air WP Sync.

Si no conoce Air WP Sync, se trata de un plugin que conecta su sitio web WordPress con su cuenta Airtable.

Con Air WP Sync, puedes :

• Importar páginas y artículos de una base de datos Airtable
• Sincronización automática de datos entre Airtable y WordPress
• Pero también, importar y sincronizar cuentas de usuario desde una base de datos Airtable.

Sólo tienes que seguir unos pasos para conseguirlo.

1- Descargar Air WP Sync

En primer lugar, tendrá que descargar Air WP Sync e instalarlo en su sitio web.

Puede descargar Air WP Sync gratis en el repositorio de WordPress ; está limitado a sólo una conexión activa. Está bien si usted tiene sólo una base de datos Airtable que desea sincronizar con su sitio web WordPress.

Si quieres sincronizar varias bases de datos con WordPress (por ejemplo, para importar artículos y páginas además de usuarios), necesitarás por Air WP Sync Pro en nuestro sitio web. La cantidad de tiempo que le ahorrará hace que la inversión merezca la pena, ya lo verá ($199/año).

2- Cree su base de datos Airtable

Una vez descargado y activado el plugin en su sitio web, necesitará una base de datos Airtable con todos los usuarios que necesite crear en su sitio web.

Sólo hay una columna obligatoria: la dirección de correo electrónico.

Pero puedes añadir otras columnas que quieras importar en WordPress:

• nombre de usuario (si desea que sea diferente de la dirección de correo electrónico)
• Nombre de pila
• apellido
• rol de usuario: debe escribirse exactamente igual que en WordPress (suscriptor, administrador, autor...). También puedes elegir un rol de usuario por defecto para todos los usuarios importados.
• campos personalizados
• etc.

3- Configurar la conexión entre WordPress y Airtable

Una vez que su base de datos está lista en Airtable, vaya a su backoffice de WordPress y vaya a la configuración de Air WP Sync.

Puede encontrar toda la información que necesita para configurar la conexión entre WordPress y Airtable en la sección Documentación de Air WP Sync.

También puede leer este artículo de documentación que se centra en la función de importación de usuarios. Pero no te preocupes, es súper fácil.

Sólo tienes que

• obtenga su token Airtable
• seleccione la base de datos/tabla/vista donde se encuentran sus usuarios
• mapear los campos de usuario de WordPress con sus columnas de Airtable
• ¡y listo!

Una vez iniciada la primera sincronización, encontrará a sus usuarios en WordPress.

Por último, pero no menos importante: si lo desea, puede optar por enviar un correo electrónico automático a sus usuarios después de la creación.