Gestione su sitio web de comercio electrónico directamente en Airtable

Introducción

Si gestiona un sitio de comercio electrónico, ya sabe que mantener actualizado el catálogo de productos, gestionar las existencias, tramitar los pedidos y comunicarse con los clientes puede convertirse rápidamente en todo un reto.

Al principio, sólo utilizas el backoffice de tu tienda online para actualizar los datos y hacer un seguimiento diario de los pedidos. Pero muy pronto, te encuentras haciendo malabarismos con múltiples herramientas, más o menos bien conectadas entre sí: Hojas de cálculo Excel, importaciones y exportaciones CSV, CRM, herramientas de emailing o de automatización del marketing... Al final, pierdes mucho tiempo importando y exportando archivos CSV, limpiando datos, actualizando información con copia-pega...

Buenas noticias: existe una gran herramienta que puede ahorrarte mucho tiempo en la gestión diaria del sitio de tu tienda online, y que se conecta a la mayoría de las plataformas de comercio electrónico. Esta herramienta es Airtable, una plataforma web que está a medio camino entre una hoja de cálculo y una base de datos. Airtable es LA plataforma que necesitas para centralizar tu catálogo, tu inventario, tu CRM, actualizar datos y automatizar tus tareas.

En esta guía, le explicaremos paso a paso cómo puede utilizar Airtable para simplificar la gestión de su sitio de comercio electrónico. Y si usted está comenzando desde cero, le mostraremos cómo puede configurar su tienda en línea fácilmente, directamente desde Airtable.

¡Vamos!

💡 ¿Eres usuario de WooCommerce? Saltar aquí ¡para saber cómo conectar su tienda en línea a Airtable!

Conceptos básicos de Airtable

¿Qué es Airtable?

Airtable es una plataforma de colaboración basada en la nube que combina la funcionalidad de una hoja de cálculo con la estructura de una base de datos. Ofrece a los usuarios la flexibilidad de organizar y gestionar los datos de una forma muy personalizable e intuitiva, lo que la convierte en una herramienta ideal para una amplia gama de casos de uso, como la gestión de proyectos, la planificación de contenidos y, sí, la gestión del comercio electrónico.

Con el tiempo, Airtable se ha ampliado y tiende a posicionarse hoy como una herramienta para crear aplicaciones empresariales personalizadas sin código, pero el núcleo de sus funciones sigue siendo la creación de bases de datos fáciles de usar.

Características principales de Airtable

Airtable cuenta con una serie de funcionalidades básicas que lo convierten en un activo valioso para los propietarios de tiendas en línea que buscan optimizar sus flujos de trabajo. Algunas de estas funcionalidades básicas incluyen:

1. Campos personalizables: Airtable permite a los usuarios crear campos personalizados adaptados a sus necesidades específicas. Tanto si desea realizar un seguimiento de los detalles del producto, la información del cliente o el estado de los pedidos, puede crear campos que capturen los datos más relevantes para su negocio de comercio electrónico.
2. Registros enlazados: Una de las características más potentes de Airtable es su capacidad para vincular registros de distintas tablas. Esto permite a los usuarios establecer relaciones entre conjuntos de datos relacionados, como vincular pedidos a clientes o productos a categorías, permitiendo una navegación y organización de los datos sin fisuras, ¡algo imposible de hacer fácilmente con una hoja de cálculo!
3. Vistas múltiples: Airtable ofrece a los usuarios la posibilidad de crear múltiples vistas de sus datos, lo que permite diferentes perspectivas y análisis. Tanto si prefiere una vista de cuadrícula, una vista de calendario o una vista de galería, Airtable tiene todo lo necesario para que pueda visualizar sus datos de una manera que tenga sentido para su negocio de comercio electrónico.
4. Herramientas de colaboración: La colaboración es clave en cualquier empresa, y Airtable proporciona sólidas herramientas de colaboración para facilitar el trabajo en equipo. Los usuarios pueden compartir bases con los miembros del equipo, asignar tareas, dejar comentarios y realizar un seguimiento de los cambios en tiempo real, asegurándose de que todo el mundo está en la misma página y trabajando hacia objetivos comunes.

Airtable para tiendas en línea : Principales ventajas y ejemplos concretos

Airtable ofrece a los propietarios de comercio electrónico una potente plataforma para agilizar estas operaciones e impulsar el crecimiento. En esta sección, vamos a profundizar en los beneficios clave del uso de Airtable para la gestión del comercio electrónico y proporcionar ejemplos concretos de cómo puede optimizar sus flujos de trabajo.

Gestione y actualice su catálogo de productos

Una de las tareas fundamentales en el comercio electrónico es la gestión eficaz de su catálogo de productos. Con Airtable, puede crear y mantener un catálogo de productos completo con facilidad. Aquí tienes una guía detallada sobre cómo aprovechar Airtable para este fin:

• Gestionar campos personalizados: Empiece por definir campos personalizados para capturar detalles esenciales del producto, como el nombre, la descripción, el precio y las variaciones. También puedes incluir campos para imágenes de productos, números SKU y niveles de inventario.
• Detalles del producto de entrada: Introducir los detalles de los productos en Airtable es muy sencillo. Basta con introducir la información pertinente en los campos correspondientes a cada producto. También puede adjuntar imágenes directamente a los registros para una representación visual de sus productos.
• Gestión de precios y variaciones: Airtable le permite gestionar los precios y las variaciones de forma eficaz. Utilice campos de fórmula para calcular los precios en función de distintos factores, como el tamaño o el color del producto. También puede crear registros vinculados para realizar un seguimiento de las variaciones dentro de los listados de productos.

En su sitio web, Airtable ofrece una plantilla de catálogo de productos que puede utilizar de forma gratuita. Puede importarlo directamente en su cuenta Airtable y personalizarlo según sus necesidades y las especificidades de su catálogo. También puede simplemente consultarlo para visualizar un ejemplo concreto de un catálogo de productos en Airtable.

Este catálogo es una base de datos Airtable que contiene varias tablas vinculadas:

• Muebles (productos)
• Vendedores
• Clientes
• Pedidos de clientes
• Pedir partidas
• Diseñadores
• Contacto con los vendedores

La tabla "Muebles", que contiene los productos, incluye dos tipos de datos:

• Datos visibles en el sitio, que pueden editarse rápidamente: Nombre, descripción, precio, colores, materiales, fotos, etc.
• Datos analíticos, calculados automáticamente a partir de tablas vinculadas que contienen los pedidos: número de unidades vendidas, facturación total.

La ventaja de centralizar los datos en Airtable es evidente: toda la información está en un solo lugar, las actualizaciones son sencillas y se pueden crear tablas de seguimiento personalizadas sin necesidad de ser un desarrollador o un experto en manipulación de datos.

Seguimiento de pedidos y envíos

Airtable ofrece herramientas sólidas para el seguimiento y la gestión eficaz de los pedidos. A continuación le mostramos cómo agilizar la gestión de pedidos con Airtable:

• Crear tablas dedicadas: Empiece por crear tablas dedicadas a los pedidos en su espacio de trabajo de Airtable. Incluya campos para capturar detalles esenciales del pedido, como números de pedido, información del cliente, estados del pedido y detalles de envío.
• Seguimiento del progreso del pedido: Utilice vistas y filtros para seguir el progreso de los pedidos y priorizar las tareas en consecuencia. Con las vistas personalizables de Airtable, puede crear distintas vistas para supervisar los pedidos por estado, fecha o cliente.
• Automatice las tareas: Airtable ofrece numerosas automatizaciones útiles para mejorar la gestión de pedidos. Por ejemplo, puede configurar envíos automáticos de correo electrónico activados por criterios específicos y crear una tarea para cada nuevo pedido.

Si vuelve a la plantilla de catálogo de productos proporcionada por Airtable, puede ver que se han creado dos tablas diferentes para gestionar los pedidos :

• Pedidos de clientes : esta tabla contiene información global relativa a un pedido (ID del pedido, enlace a la ficha del cliente, factura, dirección de facturación, estado...)
• Partidas del pedido : esta tabla contiene una línea por producto comprado en un pedido (enlace a la entrada del producto, cantidad, precio por unidad, enlace al pedido...)

Gestione sus existencias e inventarios

Gestionar eficazmente las existencias y el inventario es crucial para el éxito de cualquier sitio web de comercio electrónico. He aquí cómo Airtable puede ayudarle a mejorar su proceso de gestión de inventario:

• Vista de cuadrícula con lectura de códigos de barras: Utilice la vista en cuadrícula de Airtable, que permite escanear códigos de barras. Esta función permite un seguimiento rápido y preciso de los artículos del inventario con sólo escanear sus códigos de barras. Introduzca y actualice fácilmente los detalles de los productos, las cantidades y otra información relevante directamente en Airtable.
• **Gestione Stocks, Proveedores y Almacenes con Registros Vinculados:**La flexibilidad de Airtable le permite organizar sus datos como desee, y gestionar por ejemplo múltiples proveedores y múltiples almacenes para un mismo producto.
• Seguimiento de órdenes de compra: Airtable le permite generar y realizar un seguimiento de los pedidos de compra directamente dentro de la plataforma. Utilizando formularios personalizables, puede introducir detalles del pedido como cantidades de artículos, precios y fechas de entrega. Con las capacidades de base de datos de Airtable, puede organizar y filtrar las órdenes de compra en función de diversos criterios, por lo que es fácil de rastrear estados de pedidos, pagos y entregas.

Basta con mirar el Plantilla de seguimiento de inventario disponible en el sitio web de Airtable si desea ver un ejemplo de base de datos de Inventario de Productos.

Gestione sus relaciones con los clientes (CRM) en Airtable

Construir y mantener relaciones sólidas con sus clientes es esencial para el éxito del comercio electrónico. Airtable puede ayudarle a construir un sólido sistema de CRM para gestionar eficazmente los datos de los clientes y las interacciones. He aquí cómo se puede utilizar Airtable para mejorar la gestión de clientes y el conocimiento del cliente:

• Cree su base de datos de clientes: Crear tablas dedicadas para la gestión de registros de clientes en Airtable. Puede capturar la información de contacto del cliente, historial de compras, registros de comunicación, y cualquier otro dato relevante. Las potentes funciones de búsqueda y filtrado de Airtable le permitirán acceder fácilmente a los datos de sus clientes, desde cualquier dispositivo.
• Personalizar vistas: Personalice las vistas para realizar un seguimiento de las consultas, los comentarios y el historial de compras de los clientes. Con las vistas flexibles de Airtable, puede crear vistas personalizadas para segmentar a los clientes en función de diversos criterios, como la frecuencia de compra o el valor del pedido. Comparta su base de datos de clientes o vistas personalizadas con su equipo, para que puedan acceder fácilmente a los datos de los clientes sin tener que iniciar sesión en el backoffice de su tienda en línea.
• Automatizaciones e integraciones: Con las automatizaciones, puede conectar su base de datos de clientes a cualquier herramienta de terceros, aunque no esté integrada en su sitio web de comercio. También puede utilizar las funciones de automatización integradas en Airtable para generar acciones como el envío de correos electrónicos dirigidos, ofrecer recomendaciones personalizadas y responder a las consultas de los clientes con prontitud para mejorar su satisfacción.

Su base de datos de clientes en Airtable se parecerá a una hoja de cálculo, pero es mucho más fácil de usar y potente. Podrá acceder a todos los datos de sus clientes en un segundo, lo que le permitirá ofrecer un servicio de atención al cliente de primera calidad.

Automatización de tareas repetitivas con Airtable

La automatización es clave para mejorar la eficiencia y reducir la carga de trabajo manual en las operaciones de comercio electrónico. Airtable ofrece herramientas de automatización que pueden ayudarle a evitar tareas repetitivas y ganar productividad. He aquí cómo puede automatizar tareas utilizando Airtable:

• Configurar flujos de trabajo de automatización: Utilice las funciones de automatización integradas en Airtable para configurar flujos de trabajo para tareas como el procesamiento de pedidos, las actualizaciones de inventario y las notificaciones a clientes.
• Ejemplos de flujos de trabajo de automatización: Por ejemplo, puede configurar un flujo de trabajo para pedir automáticamente a su cliente su opinión X días después de que se haya completado su pedido. También puedes crear flujos de trabajo para actualizar los niveles de inventario en función de las ventas o generar recibos personalizados en PDF.

Al aprovechar las capacidades de automatización de Airtable, puede ahorrar tiempo, reducir errores y gestionar sus operaciones de comercio electrónico con eficacia.

Colaborar eficazmente con su equipo

El comercio electrónico es un trabajo de equipo, y la colaboración es la clave del éxito.

Con Airtable, puedes colaborar con tu equipo en tiempo real, tanto si están en la misma oficina como al otro lado del mundo.

Comparta bases de datos, asigne tareas, deje comentarios y realice un seguimiento de los cambios sin problemas. Al fomentar la colaboración, puedes asegurarte de que todo el mundo está en la misma sintonía y trabaja por objetivos comunes.

Analizar los resultados y tomar decisiones con conocimiento de causa

La toma de decisiones basada en datos es esencial para impulsar el crecimiento en el comercio electrónico. Con las sólidas funciones de informes y análisis de Airtable, puede obtener información valiosa sobre el rendimiento de su negocio. Cree informes personalizados, visualice tendencias e identifique oportunidades de optimización. Al aprovechar los datos para tomar decisiones informadas, puede mejorar continuamente sus operaciones de comercio electrónico y mantenerse por delante de la competencia.

Gestione todos sus procesos y tareas en Airtable

Gestionar una tienda online no consiste sólo en hacer un seguimiento de los pedidos o actualizar el catálogo y las existencias.

Dirigir una empresa de comercio electrónico requiere mucho esfuerzo y hay que estar en todas partes: desde el marketing hasta las finanzas, sin olvidar la gestión de los empleados.

Utilice Airtable como un centro para toda su empresa si quiere ser productivo, eficiente y racionalizar su trabajo. Estos son algunos ejemplos de cosas que podría hacer con Airtable:

• Cree su calendario de contenidos para las redes sociales
• Organizar campañas de anuncios y realizar un seguimiento del rendimiento
• Gestione la planificación de sus empleados
• Planifique la hoja de ruta de desarrollo de su sitio web
• etc.

Integración de Airtable con plataformas de comercio electrónico

Si está entusiasmado con las posibilidades que ofrece Airtable para gestionar su tienda en línea, es posible que se esté preguntando:

• How ¿Conecto Airtable a mi sitio de comercio electrónico?
• ¿Es posible actualizar mi catálogo de productos directamente desde Airtable, o transferir automáticamente los pedidos de mi sitio a Airtable?
• ¿Puedo establecer una sincronización bidireccional entre mi sitio web y Airtable?
• ¿Puedo generar un sitio de comercio electrónico directamente desde una base de datos Airtable?

Por supuesto, esto depende de su CMS (la plataforma utilizada para crear su sitio de comercio electrónico).

Vamos a ver las distintas opciones que tiene a su disposición.

💡 ¿Eres usuario de WooCommerce? Saltar aquí ¡para saber cómo conectar su tienda en línea a Airtable!

Tendeta : una herramienta sin código para crear su sitio web de comercio electrónico a partir de una base de datos Airtable

Tendeta es una plataforma que permite crear una tienda online sencilla a partir de una base de datos Airtable. Puede ser interesante para empezar, pero ten cuidado: las funciones son menos avanzadas que las de las plataformas de comercio electrónico más reputadas, y corres el riesgo de verte limitado rápidamente por las posibilidades de Tendeta.

Además, tenga en cuenta que se trata de una herramienta de suscripción SaaS: no puede instalarla en su propio alojamiento web. El precio comienza en $9 al mes.

Ventajas

✅ Configuración rápida y sencilla

✅ Conexión nativa a Airtable

Desventajas

❌ Características limitadas

❌ Still a young product, recently lauched and not mature

Conecte su sitio web de comercio electrónico a Airtable con Make o Zapier

Si aún no conoces Make y Zapier, son herramientas de automatización que permiten transferir datos automáticamente de una herramienta a otra.

Utilizando Zapier, se pueden crear "Zaps" que vinculen desencadenantes de la plataforma de comercio electrónico, como nuevos pedidos o actualizaciones de información de clientes, a acciones dentro de Airtable, como la creación de nuevos registros o la actualización de los existentes.

Con Make, se pueden crear integraciones personalizadas mediante API para facilitar una comunicación fluida entre los dos sistemas. Al establecer estas conexiones, datos cruciales como los pedidos, los detalles de los clientes y el inventario se pueden sincronizar de manera eficiente, lo que permite a las empresas gestionar sus operaciones de comercio electrónico con facilidad al tiempo que aprovechan las capacidades organizativas de Airtable para mejorar la productividad y la información.

Tanto Zapier como Make proponen conectores a la mayoría de plataformas de comercio electrónico, como Shopify, Square, BigCommerce....

Ventajas

✅ Compatible con la mayoría de plataformas de comercio electrónico

✅ Posibilidad de personalizar los escenarios.

✅ Gran flexibilidad

Desventajas

❌ Complejidad de uso (especialmente Make)

❌ Utilizar una herramienta de terceros hace que tu proceso sea más pesado.

❌ La sincronización bidireccional es difícil (quizá imposible) de configurar correctamente.

❌ Another tool to pay for : if free plans are not enough, you might have to pay a subscription to Zapier or Make

Utiliza Shopify AirPower App

Si usted está usando Shopify para su tienda en línea, entonces usted puede conectarlo con Airtable mediante la instalación de la AirPower disponible en la tienda de aplicaciones de Shopify. Esta extensión de Shopify conecta su sitio a Airtable, y sincroniza los datos en ambas direcciones (productos, variantes, metafields, colecciones, pedidos).

Esta aplicación está disponible en suscripción, a partir de $35 por mes (además de su suscripción Shopify).

Ventajas

Fácil de instalar y fiable

✅ Sincronización bidireccional

Desventajas

❌ Solo compatible con Shopify

❌ Otra herramienta de pago

❌ Not included in your Shopify subscription

Conecte su sitio web WooCommerce a Airtable con Air Woo Sync Plugin

Si ya tiene un sitio de comercio electrónico creado con WooCommerce, ¡está en el lugar adecuado!

Acerca de WooCommerce

Y si aún no has elegido qué plataforma utilizar para crear tu tienda online, aquí tienes unas palabras sobre WooCommerce. WooCommerce es la solución de comercio electrónico de WordPress, el CMS número 1 del mundo, gratuito y de código abierto. WooCommerce es líder en el ecosistema de las plataformas de comercio electrónico, con una cuota de mercado del 23 % (Construido con). Con WooCommerce, puedes crear todo tipo de tiendas online y personalizarlas infinitamente. No es necesario pagar por WooCommerce: basta con instalar WordPress en la plataforma de alojamiento que prefieras, descargar el plugin WooCommerce y aprovechar el amplio catálogo de temas y plugins gratuitos y premium para personalizar tu sitio web de comercio electrónico.

Lea también: Con WooExpress, ¿competirá WooCommerce seriamente con Shopify?

Conectar WooCommerce y Airtable

Entonces, ¿cómo conectar un sitio WooCommerce a Airtable?

Gracias a la Plugin Air Woo Syncpuede cree, importe y sincronice sus catálogos de productos de Airtable directamente en WooCommerce. Además, le permite enviar automáticamente los detalles del pedido y las actualizaciones a Airtable.

¿Cómo funciona?

En primer lugar, cree su catálogo de productos en Airtable utilizando la plantilla de plugin proporcionada. Esta base de datos contiene varias tablas: Productos, Stock, Atributos de Producto, Pedidos y Líneas de Pedido.

A continuación, utilice el plugin Air Woo Sync para conectar su base de datos Airtable a su sitio web. Los campos de Airtable se asignarán automáticamente a sus campos de WooCommerce. Después de establecer la conexión, inicie su primera sincronización. Ahora sus datos se sincronizarán automáticamente entre WooCommerce y Airtable. Este proceso hace que la creación de su sitio web WooCommerce sea fácil, incluso si está empezando desde cero. Sin embargo, también funciona si ya tiene un sitio web WooCommerce en vivo.

Ventajas

Fácil de instalar y fiable

✅ Sincronización bidireccional

✅ Compatible con WooCommerce, el CMS de comercio electrónico n°1 gratuito y de código abierto.

Desventajas

❌ Only compatible with WooCommerce

¿Quieres conectar WooCoommerce a Airtable? Air Woo Sync será lanzado muy pronto.

Manténgase en contacto si desea saber más

Bonificación: conecte sus formularios de WordPress con Airtable

Si eres usuario de WooCommerce, seguro que utilizas un plugin de formularios de WordPress para recopilar datos en tu sitio web (formulario de contacto, formulario de comentarios, solicitud de devolución...).

Puede que le interesen estos complementos, que le permiten enviar datos automáticamente desde un formulario de WordPress a Airtable.

• De Gravity Forms a Airtable
• WPForms a Airtable
• Formulario de contacto 7 a Airtable

Conclusión:

Airtable surge como una herramienta transformadora, que ofrece a los responsables de comercio electrónico una solución fantástica para navegar por las complejidades de la gestión de catálogos de productos, el seguimiento de pedidos y el fomento de las relaciones con los clientes.

Al centralizar las operaciones en Airtable, los gestores obtienen un control y una visibilidad sin precedentes sobre sus flujos de trabajo, lo que se traduce en un aumento de la productividad y una reducción de los niveles de estrés.

Cuando se combina con el plugin Air Woo Sync, diseñado específicamente para la integración con WooCommerce, Airtable se convierte en un activo indispensable para crear y gestionar tiendas online. Esta potente combinación permite a los administradores sincronizar catálogos de productos sin esfuerzo, procesar pedidos sin problemas y obtener información valiosa sobre las interacciones de los clientes.

Para los administradores de comercio electrónico que buscan una solución integral para elevar sus operaciones, la adopción de Airtable junto con WooCommerce y el plugin Air Woo Sync es, sin duda, el camino hacia la eficiencia, el éxito y la tranquilidad.